Hari libur nasional dan cuti bersama yang ditetapkan oleh pemerintah menjadi momen yang selalu ditunggu oleh para karyawan untuk berlibur. Dalam masa-masa liburan ini, pengelolaan administrasi menjadi tidak kondusif bahkan tidak teratur. Hal ini tentu menjadi tantangan tersendiri bagi HR dalam mengelola administrasi perusahaan. 

Apakah perusahaan Anda juga mengalaminya?

Sebenarnya hari libur nasional menjadi kesempatan yang baik bagi karyawan untuk beristirahat dan menghindari burnout. Namun, tidak semua perusahaan menghentikan aktivitasnya di hari libur nasional maupun menerapkan cuti bersama. Alhasil tim HR harus mengelola pengambilan cuti karyawan di hari libur tersebut.

Nah, di sinilah pengelolaan administrasi menjadi sangat penting dengan beberapa alasan berikut serta tantangan yang harus dihadapi.

Pentingnya Mengelola Administrasi Saat Libur Nasional

Pada hari libur nasional, aktivitas kerja ditiadakan sebagai pengakuan terhadap momen penting di tanggal tersebut. Sedangkan cuti bersama merupakan tambahan waktu libur bagi karyawan yang diatur oleh pemerintah. Durasi cuti bersama berbeda-beda setiap tahunnya sehingga perlu diantisipasi oleh tim HR.

Lantas, apa yang harus dilakukan HR untuk mengelola absensi karyawan dan persoalan administrasi lainnya ketika libur nasional tiba? 

Tim HR harus mempersiapkan solusi ketika menghadapi cuti tahunan dadakan yang kerap diajukan oleh karyawan ketika hari libur nasional tiba. Tujuannya untuk menciptakan distribusi tim yang efektif. Dengan begitu aktivitas perusahaan tidak sepenuhnya berhenti ketika libur nasional tiba dan karyawan tetap bisa menikmati waktu istirahatnya.

Tantangan dalam Mengelola Administrasi Perusahaan di Hari Libur Nasional

Tentu saja pengelolaan administrasi perusahaan ketika libur nasional tidaklah mudah. Hal ini mengingat banyaknya karyawan yang ingin mengambil cuti bersamaan dengan hari libur nasional. Lantas, apa saja tantangan yang kerap dihadapi tim HR ketika mendapati momen tersebut?

1. Melacak Jenis-jenis Cuti yang Diambil Karyawan

Ada beberapa jenis cuti yang biasa diambil karyawan seperti cuti hamil, cuti karena sakit, pelatihan, bekerja dari rumah dan cuti lainnya. Proses pelacakan cuti yang diambil oleh begitu banyak karyawan bisa membingungkan karena hal tersebut berkaitan langsung dengan sistem penggajian karyawan dan perhitungan bonus tahunan. 

2. Perhitungan Cuti Tahunan

Menghitung jumlah hari cuti dari banyak karyawan tanpa membuat kesalahan satu pun tentu menjadi tantangan tersendiri. Jika tersedia sistem yang mampu melacak dan menghitung cuti tahunan setiap karyawan tentu akan lebih baik.  

3. Pencatatan Tunjangan Tahunan

Administrasi tunjangan tahunan juga termasuk salah satu tantangan bagi tim HR. Pasalnya, pengelolaannya membutuhkan banyak waktu, perhatian dan cenderung repetitif sehingga rawan kesalahan. 

4. Perencanaan Tahunan

Perencanaan tahunan merupakan situasi yang paling umum dihadapi oleh tim HR. Proses ini membutuhkan informasi yang menyeluruh dari karyawan termasuk penjadwalan hari liburnya sehingga tercipta kesinambungan di setiap departemen. Proses ini sangat rawan dengan kesalahan karena sering kali dilakukan penjadwalan ulang atau terjadi duplikasi data. 

5. Banyaknya Hari Libur Nasional

Banyaknya hari libur nasional yang diikuti dengan cuti bersama tentu menjadi permasalahan tersendiri bagi tim HR. Jumlah hari liburnya pun berubah-ubah dari tahun ke tahun dan tentu saja karyawan praktis enggan bekerja di hari libur nasional. Artinya, memastikan tim di setiap departemen terdistribusi dengan baik ketika hari libur nasional tentu tidak mudah bagi tim HR. 

Manfaat Keberhasilan Mengelola Administrasi Perusahaan Saat Libur Nasional

Adanya berbagai tantangan dalam pengelolaan administrasi perusahaan bukan berarti hal tersebut tidak mungkin dilakukan. Nyatanya, bila Anda berhasil mengelola administrasi perusahaan saat libur nasional dengan baik, hal tersebut akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Dikutip dari Omnipresent, berikut ini beberapa manfaatnya:

• Meningkatkan kesejahteraan karyawan dan employee engagement karena anggota tim memiliki waktu untuk berpartisipasi dalam acara-acara penting.
• Menumbuhkan keberagaman, inklusi dan kesetaraan dengan memberikan waktu bagi anggota tim merayakan berbagai hari libur nasional.
• Menjaga produktivitas tim meskipun beberapa anggota tim sedang cuti.
• Menyederhanakan proses pemberian kebebasan kepada tim SDM sehingga tim SDM dapat berfokus pada proyek yang lebih besar. 

Kiat HR Mengelola Administrasi Saat Libur Nasional

Dalam menjalankan tugas mengelola administrasi pada hari libur nasional hingga mengatur cuti tahunan yang diajukan secara dadakan oleh banyak karyawan, Anda dapat menerapkan strategi berikut ini:

1. Menginformasikan Tanggal Libur Sekaligus Prosedur Cuti

Informasi mengenai hari libur nasional, cuti bersama hingga prosedur pengambilan cutinya perlu disampaikan kepada karyawan. Langkah tersebut dapat dilakukan di awal tahun lengkap dengan mengirim email pengingat setiap tiga bulan sekali. Dengan begitu Anda dan manajer divisi dapat mendistribusikan operasional bisnis secara optimal meski ada karyawan yang cuti.

Selain menyampaikan informasi kepada karyawan, HR juga perlu mempersiapkan pengumuman yang ditujukan kepada klien atau vendor. Pengumuman tersebut berisi informasi tentang penutupan sementara operasional perusahaan atau potensi layanan perusahaan mengalami keterlambatan ketika hari libur nasional. 

2. Terbuka untuk Diskusi

Buka ruang diskusi dengan karyawan setelah menyampaikan pengumuman terkait dengan hari libur nasional dan prosedur pengambilan cuti. Terapkan komunikasi yang efektif untuk mencegah kekhawatiran dan kebingungan karyawan mengenai prosedur pengambilan cuti tahunan mereka.

3. Komunikasikan dengan Manajer

Komunikasikan tentang distribusi pekerjaan dengan manajer divisi atau manajer departemen guna memastikan operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik di hari libur nasional. Tentukan pula penggantian hari libur dan insentif tambahan bila ada. Dengan begitu pengelolaan administrasi oleh tim HR tetap berjalan lancar dan perusahaan pun tetap produktif.  

Catalitics, HR Konsultan Terbaik untuk Mengelola Administrasi Perusahaan

Sebenarnya proses pengelolaan administrasi perusahaan akan lebih praktis dan cepat apabila sudah tersedia sistem otomatisasinya. Hanya saja, tidak semua perusahaan sudah menerapkan sistem tersebut dan masih banyak yang mengandalkan pengelolaan manual karena beberapa alasan. 

Namun, hal tersebut bukan masalah, sepanjang pengelolaan administrasi dilakukan dengan baik maka operasional perusahaan akan tetap optimal. Dengan banyaknya tantangan dalam pengelolaan administrasi perusahaan, tak ada salahnya menggunakan layanan HR konsultan dari Catalitics. 

Catalitics akan membantu Anda mengelola administrasi perusahaan yang lebih optimal terutama di hari libur nasional. Tentu, dengan tata kelola yang lebih profesional, manajemen perusahaan pun akan berjalan stabil tanpa adanya masalah.