Terkadang, beberapa manajer bertanya kenapa karyawan perusahaan mereka tidak mengerjakan job desk sesuai yang mereka harapkan. Akhirnya, dengan terpaksa, mereka harus turun tangan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Hal tersebut adalah sekelumit tentang pentingnya sistem manajemen karyawan yang tepat dalam perusahaan.

Karyawan memang memiliki skill masing-masing dan beberapa mungkin memiliki kelebihan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan cermat. Namun, perusahaan bukanlah puzzle yang terpisah, melainkan sistem yang berkesinambungan. Inilah kenapa sistem manajemen yang tepat menjadi bagian yang tak terpisahkan.

Lantas, apa yang sebenarnya dimaksud dengan sistem manajemen karyawan tersebut dan bagaimana cara untuk merancangnya dengan tepat?

Sekilas Tentang Sistem Manajemen Karyawan

Dalam pengertian singkat, sistem manajemen karyawan merupakan sebuah alat yang diaplikasikan untuk meningkatkan produktivitas karyawan sehingga goals perusahaan akan tercapai. Sistem ini akan memudahkan HR untuk melakukan kontrol pada karyawan hingga melakukan penilaian terkait efisiensi waktu kerja karyawan di perusahaan. 

Tidak hanya itu, sistem ini juga menjadi tolak ukur penilaian performa karyawan secara umum. Nantinya, berdasarkan capaian yang ter-record, HR bisa memutuskan untuk melakukan pelatihan atau program lainnya yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan karyawan secara umum.

Pentingnya Sistem Manajemen Karyawan yang Efektif

Bisa dikatakan bahwa sistem manajemen karyawan merupakan hal yang krusial dalam sebuah perusahaan. Tanpa sistem yang efektif, bisa jadi, manajemen perusahaan tidak akan berjalan dengan baik dan target perusahaan pun tidak akan tercapai.

Beberapa hal yang menjadi dasar kenapa sistem manajemen yang efektif menjadi sangat penting diantaranya adalah:

1. Efektif Mengoptimalkan Proses Internal Perusahaan

Sistem yang efektif terkait secara langsung akan mengoptimalkan proses internal perusahaan. Sebagaimana disadari bersama, salah satu tantangan yang dihadapi HR adalah pengelolaan berbagai proses SDM dalam waktu yang bersamaan. 

Dengan sistem yang tepat, HR nantinya akan mendapatkan kemudahan dalam melakukan controlling, termasuk menemukan permasalahan dengan lebih cepat. Terlebih, saat ini sudah ada perangkat lunak yang bisa diaplikasikan untuk menjalankan sistem ini. 

2. Membangun Iklim Kerja yang Lebih Kondusif

Iklim kerja yang kondusif akan mengoptimalkan kinerja karyawan untuk mencapai target dan goals yang sudah dicanangkan manajemen perusahaan. Adanya sistem yang terstruktur dengan baik, karyawan nantinya akan mendapatkan panduan yang jelas mengenai bagaimana mereka menyelesaikan tugas.

Selain itu, dengan sistem yang tepat akan memudahkan HR untuk menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan diri karyawan. Hal ini selaras dengan iklim kerja yang kondusif di mana setiap divisi bisa memaksimalkan performa mereka.

3. Transparansi yang Lebih Baik

Satu lagi alasan kenapa sistem manajemen yang efektif sangat penting adalah meningkatkan transparansi dalam pengelolaan kinerja. Nantinya, karyawan akan memiliki akses yang lebih mudah terkait tujuan dan harapan perusahaan terhadap performa mereka. Secara tidak langsung, informasi yang ambigu atau masalah komunikasi tidak akan terjadi.

Tidak hanya itu, dengan transparansi yang lebih baik, karyawan pun nantinya bisa melihat bagaimana kinerja dan capaian mereka pada perusahaan. Dengan demikian, mereka pun akan mendapatkan tambahan motivasi untuk meningkatkan kinerja mereka. Terlebih jika pihak perusahaan memberikan apresiasi. 

Secara keseluruhan, sistem manajemen karyawan perusahaan tidak hanya berdampak pada efisiensi operasional kerja perusahaan semata. Tetapi, jika dijalankan dengan tepat dan berkesinambungan, sistem ini akan memberikan kontribusi lebih banyak dalam pertumbuhan jangka panjang perusahaan. 

Tips Merancang Sistem Manajemen Karyawan untuk Perusahaan

Pentingnya sistem manajemen karyawan dalam perusahaan membuat perancangan sistem ini harus melalui pemikiran dan pertimbangan yang tepat. Ada beberapa tips mendasar yang bisa dijadikan pertimbangan awal dalam upaya perencanaan yang dilakukan, diantaranya:

1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan

Perancangan sistem manajemen ini harus didasarkan pada kebutuhan perusahaan. Oleh karenanya, audit internal menjadi poin pertama yang harus dilakukan.

Dengan proses audit yang mendalam, Anda nantinya akan menemukan fakta terkait kondisi perusahaan, termasuk apa yang sebenarnya diperlukan perusahaan dan bagaimana kinerja karyawan yang diharapkan. Perancangan sistem manajemen pun bisa dilakukan.

2. Melibatkan Pihak Terkait

Agar perancangan dan perencanaan sistem ini berjalan lancar, beberapa pihak terkait seperti manajemen senior dan tim HR perlu dilakukan. Bahkan, ada baiknya jika Anda turut melibatkan karyawan di dalamnya.

Pihak-pihak yang terlibat dalam pembuatan sistem manajemen tentu memiliki pandangan masing-masing. Pandangan inilah yang bisa menjadi ide dan memudahkan Anda menyusun sebuah sistem manajemen yang holistik dan diterima semua komponen perusahaan.

3. Menyesuaikan dengan Kebijakan Perusahaan

Penyusunan sistem manajemen ini harus menyesuaikan dengan kebijakan perusahaan yang ada. Poin ini cukup krusial agar nanti sistem yang ada tidak bertentangan dengan kebijakan dan arah juang perusahaan.

Perlu disadari bahwa sistem manajemen seharusnya tidak berdiri sendiri. Dengan integrasi yang baik antara sistem baru dengan kebijakan perusahaan yang ada, maka upaya keberlanjutan untuk mencapai tujuan perusahaan bisa terlaksana. 

Catalitics, Partner untuk Sistem Manajemen Karyawan yang Lebih Baik

Jika Anda memerlukan partner untuk diskusi terkait upaya membuat sistem manajemen karyawan yang efektif, Catalitics hadir dan bisa diandalkan. Kami adalah penyedia layanan HR consulting yang siap memberikan ide terbaik tentang manajemen karyawan di perusahaan.

Tidak hanya itu, kami juga memiliki layanan analisis dan digitalisasi SDM. Dengan layanan ini, perusahaan nantinya bisa merumuskan komposisi tenaga kerja yang lebih baik dan mendapatkan kemudahan terkait penilaian kinerja karyawan dengan strategi digital.

Tertarik dengan layanan kami? Segera hubungi CS Catalitics dan dapatkan penawaran layanan yang relevan dengan kebutuhan!