Bagi pekerja, baik karyawan tetap atau harian, gaji merupakan salah satu elemen yang paling penting dan juga krusial. Itulah sebabnya, sistem gaji karyawan juga bagian yang tidak kalah pentingnya bagi sebuah perusahaan.

Meski bisa dikatakan bahwa perusahaan yang besar memiliki sistem gaji yang cukup baik, namun tidak menutup kemungkinan bahwa masih ada pula sistem penggajian yang kurang baik, dan bahkan merugikan karyawannya.

Lalu, bagaimanakah dengan sistem penggajian karyawan yang ada pada perusahaan tempat Anda bekerja saat ini?

Mengenal Apa Itu Sistem Gaji Karyawan 

Secara sederhana, sistem penggajian karyawan adalah proses yang mengatur segala hal yang berkaitan dengan proses pembayaran gaji atau upah kepada karyawan, hingga pengajuan pajak perusahaan. 

Tidak hanya itu saja, bagi sebuah perusahaan, sistem gaji ini juga berfungsi untuk mengecek jam kerja karyawan, pemotongan pajak, penghitungan upah, dan lain sebagainya. Inilah mengapa pula, mengenal HR Konsultan terpercaya seperti Catalitics bagi perusahaan yang belum memiliki sistem penggajian professional menjadi sangat penting.

Bahkan, bagi beberapa perusahaan, sistem gaji karyawan juga memiliki kaitan dengan skema kompensasi karyawan. Skema ini sendiri merupakan rencana yang dirunut sedemikian rupa untuk akhirnya bisa menentukan manfaat dan gaji yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan.

Alasan Sebuah Perusahaan Perlu Memiliki dan Menerapkan Sistem Penggajian 

Sebagian perusahaan terutama perusahaan kecil mungkin masih sering merasa bahwa sistem penggajian bukanlah sebuah bagian pokok dalam membangun perusahaan. Namun nyatanya, sistem yang terstruktur terutama untuk urusan gaji memiliki banyak sekali benefit. 

Nah, berikut beberapa alasan mengapa sebaiknya sebuah perusahaan memiliki sistem penggajian yang baik.

1. Efisiensi Waktu

Perusahaan yang belum memiliki sistem penggajian yang baik biasanya akan kerepotan menghitung gaji setiap bulannya. Hal ini tentu akan mengganggu divisi HR bahkan lainnya dalam mengerjakan pekerjaan yang lebih penting.

2. Mempertahankan dan Meningkatkan Reputasi Perusahaan 

Setiap karyawan tentu sudah tahu benar bahwa gaji seorang pekerja sudah diatur oleh Undang-Undang Pajak dan Ketenagakerjaan Negara. Sehingga, perusahaan yang belum memiliki sistem penggajian yang baik akan langsung turun reputasinya karena dianggap tidak profesional.

3. Menjaga dan Meningkatkan Kepuasaan Karyawan

Siapa yang tidak setuju bahwa gaji berhubungan langsung dengan tingkat kepuasaan karyawan. Selain itu, gaji yang sudah tersistem dan memiliki indikatornya tersendiri biasa menghindari rasa iri hingga menimbulkan konflik antar karyawan yang kerap kali merugikan perusahaan.

4. Memudahkan Catatan dan Laporan

Alasan lain mengapa sebuah perusahaan wajib memiliki sistem penggajian yang baik tentu untuk memudahkan pembuatan laporan. Dimana, setiap perusahaan memang wajib untuk melaporkan pembayaran upah, status karyawan bahkan hingga pemotongan pajak.

Data yang Diperlukan dalam Sistem Penggajian Karyawan

Untuk membuat sistem yang baik dan runut, tentu dibutuhkan beberapa data penunjang yang runut pula. Data ini nantinya yang akan dijadikan patokan untuk menentukan besaran hingga tunjangan gaji yang akan diterima.

Nah, berikut beberapa data paling umum yang biasanya dibutuhkan untuk membuat sistem gaji karyawan. 

1. Data Tetap

Data tetap atau sering kali disebut dengan data konstan merupakan data yang sudah permanen dan tidak akan diubah lagi di masa yang akan datang. Atau, data ini bisa berubah bila perusahaan memiliki pembaruan karyawan.

Perlu diketahui, data tetap ini biasanya berupa nama karyawan, NPWP, divisi kerja, gaji pokok, iuran BPJS dan lain sebagainya.

2. Data Variabel

Data variabel merupakan lawan dari data tetap, yang artinya merupakan data yang bisa berubah sewaktu-waktu sesuai dengan kondisi yang sedang terjadi. Beberapa data variabel ini adalah jumlah hari sakit, hati izin, jumlah hari kerja, hari libur, hingga penghasilan dan potongan pajak yang kumulatif.

Prosedur Gaji Karyawan yang Baik, Seperti Apa?

Meski bisa dikatakan bahwa setiap perusahaan biasanya memiliki prosedur tersendiri dalam menggaji karyawannya, namun biasanya tiap perusahaan tetap memiliki benang merah yang sama.

Jika gaji Pegawai Negeri Sipil bisa dikatakan lebih saklek, maka gaji perusahaan swasta memiliki lebih banyak variabel. Yang pasti, sistem penggajian ini harus akurat dan dalam pengawasan sehingga tidak ada pihak yang dirugikan nantinan.

Nah, berikut prosedur sistem gaji karyawan yang baik dan efektif yang bisa dijadikan referensi.

1. Pengumpulan dan Validasi Data

Untuk mengumpulkan dan memvalidasi data, pihak yang berwenang biasanya akan berkomunikasi dengan beberapa departemen. Alasannya adalah untuk mendapatkan data bonus, gaji pokok, absensi karyawan dan uang lembur.

Jika perusahaan sudah memiliki sistem digital yang baik, maka proses ini akan sangat mudah dan cepat untuk dilakukan. Berbeda dengan perusahaan yang masih menggunakan sistem manual yang harus meminta laporan tertulis satu persatu.

2. Penghitungan Gaji

Jika semua data yang dibutuhkan sudah terkumpul dan tervalidasi, maka proses selanjutnya adalah penghitungan gaji itu sendiri. Besaran gaji ini bisa saja mendapatkan penambahan dan pengurangan sesuai dengan kondisi yang terjadi.

Jika sudah dihitung, maka bagian HR wajib untuk melakukan pengecekan ulang sehingga tidak akan ada kesalahan yang merugikan pada akhirnya.

3. Pemotongan Gaji dan Pendataan

Seperti yang sudah diketahui, sebelum karyawan menerima gaji akan dilakukan pemotongan untuk membayar pajak atau iuran lainnya. jika sudah dipotong, maka divisi HR bertugas untuk membayarkan iuran tersebut kepada pemerintah sekaligus membuat laporannya.

4. Pembayaran Gaji Pada Karyawan

Proses selanjutnya dan yang paling ditunggu oleh karyawan adalah pembayaran gaji. Saat ini, sebagian besar perusahaan sudah menggaji karyawannya dengan cara transfer karena dianggap lebih mudah dan aman.

5. Membuat Laporan Penggajian Kepada Divisi Keuangan

Proses terakhir dalam sistem penggajian karyawan adalah memberikan laporan kepada divisi keuangan. Laporan ini menjabarkan seluruh proses pembayaran gaji dari awal hingga akhir.

Bisa dikatakan, sistem penggajian karyawan merupakan salah satu sistem yang cukup rumit dan vital, sehingga membutuhkan waktu yang tidak sedikit agar sistem ini bisa berjalan dengan baik.

Untuk bisa membuat sistem ini, ada cukup banyak data dan pengetahuan yang dibutuhkan. Inilah mengapa hadirnya HR konsultan yang profesional dan terpercaya seperti Catalitics bisa membantu sebuah perusahaan untuk memiliki sistem yang lebih baik dan efisien.