Terkait manajemen karyawan dalam sebuah perusahaan, sebenarnya ada cukup banyak cara yang bisa diaplikasikan guna melakukan evaluasi. Salah satu cara yang sering diterapkan manajemen adalah performance management system yang berfokus pada performa karyawan, terutama perihal pencapaian target.

Seperti diketahui, pencapaian target adalah indikator yang paling efektif untuk menilai apakah karyawan memiliki kinerja yang optimal atau tidak. Selain itu, ketercapaian target pun menjadi salah satu bukti bahwa sistem manajemen dalam perusahaan berjalan sebagaimana seharusnya.

Namun, apa yang sebenarnya dimaksud dengan performance management system ini dan apakah cara ini efektif untuk meningkatkan kinerja karyawan secara keseluruhan?

Sekilas Tentang Performance Management System

Sebenarnya, apa yang dimaksud dengan performance management system tersebut?

Dalam pengertian singkat, sistem manajemen performa ini merupakan sebuah proses pemantauan kinerja karyawan selama mereka bekerja. Tujuan dari proses ini adalah untuk membantu karyawan terus berupaya meningkatkan performa hingga mencapai level terbaik guna mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.

Tidak hanya itu, sistem manajemen karyawan ini juga dijadikan dasar untuk melakukan evaluasi pada performa karyawan sekaligus merencanakan perbaikan apabila diperlukan. Termasuk, pemberian apresiasi bagi karyawan yang memiliki performa terbaik.

Namun, apa yang menjadi catatan dari konsep manajemen ini adalah hasil yang tidak bisa didapatkan secara instan. Artinya, performance management system harus dilakukan secara terus menerus selama periode waktu tertentu. 

Pentingnya Penerapan Performance Management System

Sebagaimana disinggung sebelumnya, performance management system hanyalah salah satu cara yang bisa diaplikasikan untuk melakukan pemantauan pada kinerja karyawan. Namun, bisa dikatakan, konsep ini termasuk hal yang begitu penting diaplikasikan pada manajemen perusahaan. 

Salah satu alasan pentingnya sistem manajemen performa diterapkan perusahaan adalah untuk memahami kekuatan karyawan. Dengan penerapan strategi ini, pihak manajemen nantinya bisa mengoptimalkan potensi karyawan. Nantinya, manajemen juga akan lebih mudah untuk menentukan KPI yang akan dicapai setiap karyawan.

Tidak hanya itu, penerapan performance management system ini secara efektif dapat meningkatkan sistem komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan. Seperti diketahui, terkadang, komunikasi staff dengan atasan cenderung kurang baik sehingga kerap timbul permasalahan yang merugikan.

Tahap Penting Penerapan Performance Management System

Strategi performance management system yang diterapkan selain efektif untuk memaksimalkan potensi karyawan juga efektif untuk mengatasi lingkungan kerja toxic. Namun, bagaimana cara penerapan strategi ini agar optimal?

Ada beberapa tahapan penting yang perlu dilakukan terkait penerapan sistem manajemen performa ini, di antaranya:

1. Perencanaan

Tahap pertama dalam penerapan performance management system adalah perencanaan. Dalam tahapan ini, manajemen perlu menetapkan target yang hendak dicapai, baik secara kualitas maupun kuantitas.

Selain target, manajemen pun juga perlu merencanakan standar kinerja yang harus dijalankan oleh karyawan. Dengan standar yang tepat, karyawan nantinya akan memiliki pedoman yang tepat pula untuk upgrade kinerja mereka.

Terkait hal ini, ada cukup banyak strategi yang bisa diaplikasikan. Misalnya saja, manajemen bisa menggunakan kaidah SMART untuk menilai kinerja karyawan.

2. Melakukan Monitoring

Setelah target yang hendak dicapai ditentukan dengan seksama, tahapan berikutnya adalah menerapkan rencana tersebut. Seperti yang dibahas sebelumnya, sistem manajemen performa ini tidak bisa memberikan hasil secara instan. Oleh karenanya, pemantauan atau monitoring harus dilakukan secara berkala.

Dalam hal ini, sembari melakukan monitoring pada kinerja karyawan, manajemen juga perlu memberikan feedback dan apresiasi pada karyawan atas kinerja yang diberikan. Apresiasi ini dapat menjadi tambahan semangat untuk terus memberikan kinerja yang positif.

Selain itu, apabila menemukan adanya permasalahan dan kendala pada karyawan, maka pihak manajemen harus memberikan bantuan. Oleh karenanya, diperlukan kerjasama yang solid agar nantinya KPI karyawan akan tercapai dengan maksimal. 

3. Melakukan Penilaian

Tahapan ketiga dalam upaya penerapan performance management system adalah melakukan penilaian atau reviewing. Tahapan ini berfungsi untuk mengetahui kinerja dari karyawan apakah sesuai dengan target yang dicanangkan atau belum.

Terkait hal ini, untuk dapat memberikan penilaian yang lebih akurat, pihak manajemen perlu melakukan evaluasi kinerja masing-masing karyawan secara mendalam. Secara ideal, pemantauan karyawan memang harus dilakukan secara terus menerus. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi kendala yang muncul, termasuk adanya konflik antar karyawan.

4. Memberikan Penghargaan

Terakhir, dalam upaya penerapan sistem manajemen performa secara menyeluruh, pihak manajemen perlu memberikan penghargaan atau rewarding kepada karyawan. Terlebih, untuk karyawan yang berhasil meningkatkan kinerja mereka dan mencapai hasil sebagaimana yang ditargetkan.

Penghargaan yang diberikan sebenarnya tidak harus berupa sesuatu yang besar atau khusus. Memberikan reward secara kecil-kecilan sebenarnya sudah cukup untuk memberi kesan bahwa pihak manajemen menghargai upaya karyawan untuk meningkatkan kinerja. 

Berbekal beberapa tahapan tersebut nantinya Anda sebagai manajemen perusahaan bisa menerapkan performance management system secara menyeluruh. Hanya saja, perlu diingat bahwa Anda perlu mendefinisikan peran masing-masing karyawan agar mereka tahu apa yang harus dilakukan dan apa yang perlu ditingkatkan. 

Tantangan Penerapan Performance Management System

Meskipun memberikan dampak baik secara keseluruhan pada manajemen perusahaan, namun penerapan performance management system bukannya tanpa celah. Ada beberapa tantangan yang bisa jadi harus dihadapi pihak manajemen saat mengaplikasikannya.

Kurangnya dukungan dari pihak manajemen secara keseluruhan kerap menjadi hambatan dari penerapan sistem manajemen performa. Padahal, peran manajemen sangat krusial agar nantinya karyawan semakin terpacu untuk memperbaiki kinerja.

Selain itu, penerapan konsep manajemen karyawan ini juga kerap mengalami batu sandungan karena adanya resistensi dari karyawan. Memang, perubahan pada dasarnya senantiasa mengalami resistensi. Bisa jadi, karyawan akan merasa khawatir atau kurang nyaman dengan penerapan penilaian ekstra yang dilakukan oleh manajemen.

Satu lagi, apa yang terkadang menjadi tantangan dalam penerapan performance management system adalah ketidakjelasan kriteria. Bisa jadi, pihak manajemen ingin memiliki karyawan dengan dedikasi dan kinerja tinggi. Namun, mereka sendiri gagal untuk merumuskan bagaimana kriteria dan tujuan penilaian yang hendak digunakan sebagai acuan.

Dengan adanya beberapa tantangan sebagaimana disebutkan di atas, manajemen tentu perlu melakukan persiapan yang matang agar upaya peningkatan kinerja karyawan bisa berhasil. Selain merancang rencana yang tepat dan menyediakan teknologi penunjang yang memadai, menyediakan pihak ketiga sebagai mentor bisa dijadikan solusi yang tepat.

Catalitics, Solusi Masalah Manajemen Karyawan 

Keterbatasan terkait kemampuan memahami karyawan dan mengimplementasikan keinginan perusahaan menjadi pedoman untuk meningkatkan kinerja karyawan memang menjadi kendala yang kerap terjadi. 

Alih-alih karyawan yang meningkat kinerjanya, bisa jadi justru mereka merasa beban kerja yang didapatkan semakin berat. Bahkan, bisa jadi, mereka pun terkesan tidak nyaman karena merasa senantiasa diawasi dari waktu ke waktu.

Nah, Catalitics siap membantu Anda untuk mencari strategi yang tepat untuk menerapkan performance management system secara optimal. Tidak hanya membuat rencana secara lebih terstruktur, kami siap membantu Anda untuk melakukan pemantauan dan berdiskusi mengenai progress yang ditunjukkan karyawan.

Sebagai HR konsultan profesional, tentu kami memiliki tim berpengalaman untuk menjadi mentor bagi HR dan manajemen perusahaan. Bukan tidak mungkin, dengan kerja sama yang dijalin, Anda nantinya akan memiliki karyawan yang senantiasa prima dan mampu mencapai target yang dicanangkan perusahaan secara optimal!