Seiring persaingan usaha yang semakin ketat dan bertambah banyaknya kompetitor dalam bidang yang sama, meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan adalah hal yang harus dilakukan manajemen perusahaan. Nah, di antara banyaknya strategi yang diaplikasikan, performance improvement plan adalah salah satunya.

Bisa dikatakan, performance improvement plan atau PIP merupakan salah satu metode yang cukup efektif untuk meningkatkan kinerja karyawan selain metode continuous improvement. Tidak hanya itu, dengan cara ini, perusahaan pun akan mendapatkan cara yang lebih efisien sehingga tidak memerlukan lebih banyak sumber daya.

Nah, pada kesempatan ini akan dibahas beberapa hal mendasar terkait perencanaan peningkatan kinerja karyawan ini. Simak ulasannya!

Sekilas Tentang Performance Improvement Plan

Dalam pengertian singkat, performance improvement plan atau rencana peningkatan kinerja merupakan program yang dirancang guna membantu karyawan yang memiliki permasalahan mengenai kinerja mereka. Seperti diketahui, dalam perusahaan, ada saja karyawan yang tidak mampu memenuhi target kerja yang sudah dicanangkan.

Gambaran kondisi di atas tentu bukan merupakan situasi yang ideal dalam perusahaan. Pasalnya, ketika cukup banyak karyawan yang memiliki kinerja kurang memuaskan dan tidak bisa memenuhi target, maka rencana perusahaan secara keseluruhan pun akan terganggu dan upaya perusahaan untuk berkembang akan terhambat. 

Penerapan performance improvement plan adalah langkah konkret yang bisa dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Tujuan utama metode ini adalah untuk mengidentifikasi masalah kinerja, memberikan feedback yang konstruktif dan membantu karyawan terkait pengembangan karyawan sehingga mereka bisa mencapai standar kerja yang diinginkan. 

Manfaat Performance Improvement Plan untuk Perusahaan

Meningkatkan kinerja karyawan memang menjadi manfaat utama PIP. Dengan strategi ini, manajemen perusahaan nantinya bisa mengetahui dan memahami area kinerja karyawan yang perlu ditingkatkan. Termasuk menyediakan panduan yang jelas untuk melakukan beberapa perbaikan yang diperlukan.

Namun, jika ditelaah lebih jauh, ada lebih banyak manfaat yang akan didapatkan dari performance improvement plan ini yang, di sisi lain, juga bisa dijadikan alasan kenapa strategi ini cukup tepat untuk diterapkan. Beberapa manfaat yang dimaksud di antaranya:

• Meningkatkan komunikasi antara manajer dengan karyawan terkait ekspektasi serta kinerja yang nantinya bisa menjadi solusi dari kesalahpahaman atau kurangnya informasi yang diperlukan
• Mencegah pemutusan hubungan kerja karena performance improvement plan memberikan kesempatan karyawan untuk melakukan perbaikan kinerja hingga mampu mencapai standar perusahaan
• Meningkatkan keterlibatan karyawan terutama berkaitan dengan perencanaan upaya peningkatan kinerja sehingga mereka merasa dilibatkan dan didukung untuk mampu berkembang
• Membentuk budaya perusahaan yang lebih baik karena karyawan akan memiliki keinginan untuk berperan lebih banyak dan berusaha untuk memenuhi harapan perusahaan secara maksimal 

Selain ketiga poin di atas, performance improvement plan juga bisa menjadi sebuah dukungan pengembangan secara profesional. Berdasar pada feedback serta sumber daya yang ada, pihak manajemen akan menjadi fasilitator untuk pengembangan individu karyawan secara profesional. 

Cara Implementasi Performance Improvement Plan

Sebagaimana ketika membuat project management, agar manfaat dari PIP bisa didapatkan secara optimal dan nantinya karyawan mampu mencapai standar yang diinginkan perusahaan, maka performance improvement plan harus ditulis dan dipersiapkan dengan maksimal.

Ada beberapa cara implementasi rencana peningkatan kinerja karyawan ini yang bisa coba diterapkan di lingkungan perusahaan. Beberapa di antaranya:

1. Identifikasi Performa yang Sesuai Standar

Sebelum menjalankan strategi ini, manajemen perusahaan harus melakukan identifikasi terlebih dahulu terkait performa yang sudah sesuai standar. Dalam hal ini, harus ada penentuan performa kinerja yang realistis dan dapat diukur dengan lebih jelas.

Maksudnya adalah, tentukan terlebih dahulu di bagian mana karyawan perusahaan memiliki nilai yang kurang. Di sisi lain dengan langkah ini, manajemen perusahaan nantinya juga tidak diperkenankan untuk mengaplikasikan PIP secara mendadak pada karyawan.

2. Menentukan Tujuan yang Terukur

Untuk mengimplementasikan PIP, manajemen perusahaan harus menentukan tujuan terlebih dahulu. Tidak hanya sekedar menentukan tujuan yang diinginkan saja, tetapi tujuan yang ditetapkan harus sesuai dengan kondisi riil di lapangan.

Terkait hal ini, manajemen bisa menggunakan kerangka kerja yang tersedia, seperti konsep SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan TIme-Bound) untuk memudahkan penentuan tujuan. Dengan konsep SMART tersebut nantinya karyawan pun akan cenderung lebih mudah memahami seperti apa standar yang diinginkan perusahaan. 

3. Memberikan Dukungan yang Tepat

Setelah tujuan yang terukur selesai ditentukan, maka perusahaan harus memberikan dukungan yang tepat. Sebagaimana diketahui, tujuan utama dari PIP sendiri adalah membantu perusahaan untuk bisa mempertahankan karyawan.

Terkait hal ini, HR, selaku pihak yang berhubungan dengan kinerja karyawan, perlu mengetahui cara untuk memberikan dukungan yang tepat pada karyawan. Tentu saja, ada cukup banyak cara yang bisa dilakukan, seperti melakukan pelatihan, pembinaan ataupun sumber daya tambahan yang diperlukan.

4. Menentukan Waktu Diskusi yang Tepat

Keterbukaan adalah hal lain yang ingin dicapai dalam penerapan performance improvement plan. Oleh karenanya, manajemen perusahaan perlu menentukan waktu khusus untuk bertemu dan berdiskusi dengan karyawan.

Meskipun hanya sebentar, waktu khusus ini sangat penting. Pasalnya, karyawan nantinya memiliki waktu untuk menceritakan keresahan atau kesulitan yang mereka hadapi. Sebaliknya, perusahaan pun nantinya juga bisa memberikan feedback yang tepat untuk mengatasi permasalahan yang terjadi. 

Dengan beberapa cara di atas, performance improvement plan bisa diimplementasikan dengan baik dan tujuan dari penerapan metode ini pun akan tercapai. Hanya saja, sebagai tambahan, manajemen perusahaan juga perlu mengkomunikasikan terkait konsekuensi jika PIP tidak terlaksana agar karyawan tidak merasa mereka akan segera dipecat. 

Catalitics, Mitra Terbaik untuk Manajemen Perusahaan Anda!

Dengan strategi yang tepat, upaya meningkatkan kinerja karyawan perusahaan pun akan tercapai. Dampaknya, perusahaan akan memiliki karyawan yang berintegritas dan berkemampuan tinggi sehingga bisa diandalkan untuk mencapai target dan perusahaan pun nantinya akan memiliki daya saing yang lebih tinggi.

Nah, Catalitics menyediakan layanan terbaik untuk membantu Anda meningkatkan manajemen perusahaan. Sebagai HR konsultan terpercaya, kami memiliki banyak tenaga profesional yang siap melakukan identifikasi pada kondisi perusahaan Anda dan menerapkan strategi yang tepat untuk melakukan peningkatan.

Tidak hanya membantu membuatkan serta melaksanakan program yang tepat saja, kami juga siap melakukan pemantauan secara berkala. Dengan pemantauan yang dilakukan, kami akan memastikan bahwa program yang dicanangkan terimplementasikan dengan baik dan karyawan pun mendapatkan hasil yang optimal!