Dalam operasional bisnis yang dijalankan, tentu saja setiap manajer memiliki tujuan bisnis yang hendak dicapai. Hanya saja, keinginan untuk mencapai tujuan bisnis tersebut perlu dibarengi dengan upaya dan strategi yang tepat, terlebih untuk menghadapi rintangan yang ada. Nah, metode SMART goals adalah salah satu strategi tepat yang bisa diterapkan.

Tidak dimungkiri memang bahwa ada cukup banyak strategi dan metode yang bisa diaplikasikan untuk memudahkan pencapaian tujuan bisnis. Masing-masing metode memiliki cara kerja dan tingkat kesulitan yang berbeda. Dibandingkan lainnya, metode SMART goals bisa dikatakan merupakan strategi yang cukup sederhana namun sangat efektif.

Lantas, apa yang sebenarnya dimaksud dengan metode SMART goals dan bagaimana cara menerapkannya pada sebuah proyek yang baru dikerjakan perusahaan?

Sekilas Tentang SMART Goals

Dalam pengertian singkat, metode SMART goals merupakan metode yang bisa dijadikan sebuah panduan menyeluruh untuk menetapkan target, tujuan dan sasaran bisnis. Kata SMART dalam metode ini merupakan singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant dan Time-bound. 

Berdasarkan pengertian di atas, metode ini akan menggabungkan berbagai kriteria tersebut untuk membantu manajer agar lebih fokus pada target yang ingin dicapai. 

Istilah metode ini diperkenalkan oleh George T Doran yang merupakan seorang direktur perencanaan. Pada tahun 1981, ia menulis sebuah makalah yang berjudul “There is a S.M.A.R.T Way to Write Management’s Goals and Objective“.

Penulisan makalah tersebut didasarkan pada hasil pengamatannya terkait banyaknya perusahaan yang kesulitan menetapkan tujuan bisnis dan cara untuk mencapainya. Hal tersebut kemudian berdampak pada performa perusahaan yang tidak maksimal dan pengembangan perusahaan yang relatif lebih susah. 

Tujuan dan Manfaat SMART Goals

Sebagaimana disinggung sebelumnya, metode SMART goals hanyalah salah satu strategi sistem manajemen karyawan untuk memudahkan perusahaan mencapai tujuan bisnis yang dicanangkan. Namun, jika ditelaah lebih jauh, ada beberapa tujuan dan manfaat yang lebih terperinci di mana bisa dijadikan alasan pentingnya penerapan metode ini.

Adapun beberapa tujuan dan manfaat penerapan metode SMART goals dalam perencanaan bisnis perusahaan di antaranya:

1. Perencanaan yang Lebih Terarah

Tujuan utama dari penerapan metode SMART goals adalah untuk membuat perencanaan bisnis yang lebih terarah. Dengan metode ini, manajer nantinya akan lebih mudah untuk membangun dan menetapkan langkah apa saja yang akan diambil guna mencapai target bisnis sesuai dengan waktu yang ditentukan. 

Memang, ada semacam dinamika lapangan yang kerap terjadi pada saat pelaksanaan proyek. Hal tersebut sebenarnya wajar. Hanya saja, tanpa metode dan strategi yang tepat, dinamika yang terjadi cenderung tidak terkontrol dan mengaburkan fokus.

2. Mencapai Tujuan dengan Lebih Cepat

Umumnya, masing-masing proyek yang dikerjakan memang memiliki waktu penyelesaian yang berbeda tergantung pada tingkat kesulitannya. Hanya saja, tidak jarang proyek diselesaikan melebihi waktu yang sudah dicanangkan karena adanya hambatan yang terjadi.

Nah, metode SMART goals adalah solusi dari permasalahan tersebut. Dengan detail metode yang lebih runtut dan berjenjang, target proyek yang dicanangkan berpeluang besar diselesaikan tepat waktu atau bahkan lebih cepat daripada waktu seharusnya. 

3. Menjadi Bahan Evaluasi

Satu lagi manfaat penerapan metode SMART goals adalah strategi ini bisa dijadikan bahan evaluasi dan pertimbangan proyek lainnya. Dengan penerapan strategi ini, manajer nantinya bisa melakukan identifikasi terkait apa saja hal-hal yang belum berhasil tercapai, termasuk permasalahan yang terjadi selama durasi pengerjaan proyek.

Berbekal evaluasi yang diterapkan, permasalahan yang muncul pada pengerjaan proyek tersebut bisa dihindari nantinya. Dengan demikian, bukan hanya pengerjaan yang lebih efisien, tetapi juga hasil pengerjaan yang lebih optimal. 

Tahapan dan Cara Menerapkan Metode SMART Goals

Strategi atau metode SMART goals yang diterapkan bisa menjadi bagian agile working yang efektif untuk meningkatkan efisiensi pengerjaan proyek. Lantas, bagaimana tahapan dan contoh penerapan metode ini dalam sebuah proyek yang dikerjakan perusahaan?

Adapun kelima tahapan metode SMART goals dan cara penerapannya yang bisa diaplikasikan adalah:

1. Specific

Tahapan awal dari metode SMART adalah specific. Secara umum, tahapan ini akan memudahkan manajer untuk membuat tujuan yang lebih jelas dan terperinci. Dengan demikian, tim nantinya bisa melaksanakan tugas masing-masing tanpa adanya distraksi yang mengganggu.

Untuk mengaplikasikan tahapan ini, Anda bisa menggunakan rumus 5W, yaitu:

• What: Apa saja yang hendak dicapai dalam proyek tersebut?
• Why: Kenapa tujuan yang dicanangkan tersebut penting untuk dicapai?
• Who: Siapa nantinya yang akan terlibat dalam pengerjaan?
• Where: Di mana tempat untuk mencapai tujuan tersebut?
• When: Kapan tujuan dari proyek tersebut harus selesai dan tercapai?

Tentu, beberapa poin dalam rumus 5W di atas adalah gambaran umum saja. Nantinya, Anda bisa melakukan eksplorasi lebih lanjut untuk merencanakan tujuan yang jauh lebih spesifik sesuai dengan kondisi perusahaan.

2. Measurable

Arti dari measurable adalah terukur. Maknanya, tahapan metode SMART goals ini bertujuan agar manajer nantinya memiliki tujuan yang lebih terukur sehingga ia akan lebih mudah untuk melakukan pelacakan pada setiap progres yang terjadi. 

Tidak hanya itu, dengan adanya target yang lebih terukur, Anda sebagai manajer nantinya juga akan lebih mudah untuk melakukan breakdown pada strategi yang diterapkan. Tujuannya adalah untuk mencapai semacam titik aman sebelum menyelesaikan tujuan proyek secara keseluruhan.

Sebagai contoh, Anda mencanangkan untuk penyelesaian setidaknya lima proyek dalam waktu satu bulan. Untuk memudahkan pengukurannya, Anda bisa menggunakan beberapa pertanyaan berikut sebagai alat bantu:

• Berapa jumlah karyawan yang tergabung dalam tim untuk menyelesaikan proyek?
• Bagaimana pembagian tim untuk setiap proyek yang dijalankan?
• Seperti apa titik aman dari setiap proyek yang dikerjakan?
• Dan lainnya

Sebelum menggunakan beberapa pertanyaan sebagai acuan dalam pengukuran waktu penyelesaian, Anda sebaiknya melakukan riset terlebih dahulu. Riset ini bertujuan untuk mengetahui kondisi riil perusahaan sebelum memulai pengerjaan proyek.

3. Achievable

Tahapan selanjutnya dalam metode SMART goals adalah achievable. Perlu dipahami bahwa selain target yang terukur, target yang dicanangkan juga harus realistis atau achievable. 

Salah satu kesalahan manajer proyek yang kerap terjadi adalah mereka tidak jarang menetapkan target yang kurang realistis jika dipandang dari kemampuan tim. Salah satu hal yang sering menjadi alasan adalah target tersebut merupakan bagian dari skills improvement. Hanya saja, jika ditelaah, target yang kurang realistis lebih condong berujung pada kegagalan.

Terkait hal ini, manajer proyek bisa merumuskan usaha apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Serta, merumuskan seberapa besar peluang target tersebut akan tercapai jika dilihat dari hambatan yang ada.

4. Relevant

Ketika hendak merumuskan target proyek yang ingin dicapai, maka pastikan jika target tersebut juga relevan. Maksud dari tahapan metode SMART goals ini adalah tujuan yang hendak dicapai sesuai dengan nilai-nilai perusahaan dan juga memiliki fungsi penting bagi perusahaan di masa yang akan datang.

Di samping memastikan tujuan yang relevan, Anda pun juga perlu memilih tim yang relevan pula untuk menjadi garda terdepan penyelesaian proyek. Coba renungkan dan pikirkan baik-baik, apakah SDM yang hendak dipilih tersebut merupakan orang-orang yang tepat dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan proyek?

5. Time-bound

Satu lagi tahapan dalam metode SMART goals yang perlu diaplikasikan adalah time-bound. Maksud dari tahapan ini adalah tenggat waktu yang digunakan untuk menyelesaikan proyek yang hendak dikerjakan.

Penetapan waktu ini cukup krusial karena waktu akan menjadi alat kontrol penyelesaian proyek. Tidak hanya menetapkan waktu akhir penyelesaian proyek, akan lebih baik jika Anda membaginya menjadi beberapa tahapan penyelesaian.

Strategi breakdown target seperti ini cukup efektif untuk meningkatkan efisiensi pengerjaan. Serta, Anda pun nantinya bisa melakukan penilaian pada setiap progres yang dicapai.

Berbekal beberapa paparan di atas, Anda bisa mencoba memahami dan menerapkan metode SMART goals dalam setiap proyek yang akan dikerjakan. Hanya saja, pemahaman yang lebih detail diperlukan agar penerapan strategi ini secara menyeluruh mampu meningkatkan manajemen perusahaan.

Nah, Catalitics siap menjadi mitra Anda untuk meningkatkan manajemen perusahaan yang lebih baik. Tidak hanya membantu dalam perumusan metode SMART goals yang lebih tepat, sebagai HR consulting profesional, kami akan memberikan pendampingan untuk memastikan seluruh rencana kerja terlaksana dengan optimal!