Berbincang tentang manajemen bisnis, salah satu tantangan yang kerap dihadapi adalah ketahanan bisnis ketika menghadapi persaingan pasar yang semakin ketat. Inilah alasan kenapa pengetahuan terkait metode continuous improvement menjadi penting untuk dipahami jajaran manajemen.

Singkatnya, dengan continuous improvement atau perkembangan berkelanjutan, maka perusahaan bisa melakukan inovasi secara terus menerus. Dampak positifnya, bukan hanya bisnis yang memiliki ketahanan lebih baik, tetapi bisnis yang memiliki daya saing yang lebih kuat untuk menghadapi persaingan pasar.

Lantas, apa sebenarnya metode continuous improvement tersebut dan bagaimana cara menerapkannya? 

Sekilas Tentang Metode Continuous Improvement

Istilah continuous improvement bisa diartikan sebagai sebuah proses perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Proses ini diterapkan sebagai upaya berkelanjutan untuk melakukan perbaikan pada produk atau layanan perusahaan melalui evaluasi yang dilakukan. Nantinya, dari proses yang dilakukan akan muncul solusi yang tepat.

Memang, dalam penerapan metode continuous improvement ini perusahaan kerap memerlukan teknologi baru, data baru, informasi baru atau hal lain yang sebelumnya tidak dimiliki. Hal ini sebagai konsekuensi dari upaya inovasi yang hendak digulirkan.

Meskipun demikian, dalam praktiknya, konsep continuous improvement ini bisa dilakukan dengan fleksibel dan juga praktis, Tidak mengherankan jika proses ini kerap disebut Kaizen yang didasarkan pada filosofi kerja asal Jepang di mana pengembangan perusahaan dilakukan dari berbagai level, mulai dari manajemen tingkat atas hingga paling rendah. 

Konsep PDCA dalam Metode Continuous Improvement

Upaya penerapan metode continuous improvement bisa diaplikasikan dengan konsep PDCA atau plan, do, check dan act. Dengan konsep ini, Anda nantinya akan memiliki rujukan yang jelas sehingga upaya continuous improvement bisa dilakukan dengan lebih optimal.

Adapun penjelasan konsep PDCA dalam metode pengembangan perusahaan ini adalah:

1. Plan

Plan merupakan tahapan perencanaan awal. Pada tahapan ini, manajemen perusahaan akan menentukan perbaikan apa saja yang perlu dilakukan berdasar evaluasi yang sudah dilakukan. 

Untuk membuat rencana pengembangan, Anda bisa melakukan identifikasi peluang yang ada. Serta, maksimalkan potensi penunjang inovasi yang bisa diterapkan guna merencanakan perubahan yang ditargetkan. 

2. Do

Do adalah tahapan implementasi dari perencanaan yang sudah dilakukan sebelumnya. Biasanya, implementasi rencana dilakukan dalam skala kecil dan bertahap.

Hanya saja, pada tahapan ini, Anda tidak saja mewujudkan perencanaan yang telah dibuat. Tetapi, Anda juga perlu melakukan controlling agar proses implementasi tersebut tidak keluar dari koridor rencana.

3. Check

Check merupakan tahapan pemantauan setelah implementasi rencana dilakukan. Pada tahapan ini, Anda perlu memastikan bahwa tidak ada ganjalan yang terjadi serta melakukan pengukuran pada proses yang dilakukan.

Apa yang didapatkan dari tahapan ini adalah gambaran mengenai keberhasilan implementasi rencana. Apabila ditemukan implementasi yang kurang optimal, maka Anda bisa melakukan evaluasi atau bahkan meninjau ulang detail perencanaan yang dibuat. 

4. Act

Apabila pada pengecekan yang dilakukan berbagai permasalahan penerapan rencana sudah diatasi, maka tahapan selanjutnya yang dilakukan adalah act. Tahapan ini merupakan proses implementasi rencana dengan skala yang lebih besar.

Tidak hanya memastikan seluruh rencana yang dibuat bisa dilakukan dengan optimal, hal penting dari tahapan ini adalah mempertahankan hasil yang didapatkan. Hanya saja, apabila perubahan yang dilakukan ternyata belum memberikan hasil yang optimal, siklus PDCA tersebut perlu diulangi kembali. 

Sebagaimana disinggung sebelumnya, proses PDCA akan memastikan metode continuous improvement terimplementasi dengan baik. Hanya saja, Anda tetap perlu memperhatikan beberapa hal lain agar penerapan metode ini memberikan dampak yang maksimal. 

Proses Continuous Improvement untuk Perusahaan 

Selain konsep PDCA yang sudah dibahas sebelumnya, ada beberapa proses yang perlu dilakukan untuk menerapkan metode continuous improvement pada perusahaan. Dengan proses yang tepat, upaya untuk melakukan peningkatan berkelanjutan selain lebih terukur, juga akan memberikan hasil yang maksimal.

Terkait proses continuous improvement, beberapa tahapan yang perlu dilakukan menurut teori Kaizen diantaranya:

1. Membuat Permasalahan Terlihat

Tidak dimungkiri bahwa setiap perusahaan pasti memiliki beberapa masalah yang berbeda. Oleh karenanya, sebelum mengaplikasikan metode continuous improvement yang tepat, lakukan brainstorming terlebih dahulu.

Langkah brainstorming ini nantinya akan membantu Anda menemukan permasalahan yang terjadi. Tidak hanya itu, Anda juga bisa menentukan permasalahan mana yang menjadi prioritas untuk diselesaikan sehingga permasalahan utama tidak menjadi batu ganjalan bagi pengembangan bisnis.

2. Mengembangkan Tahapan Perbaikan Awal

Sebagaimana metode PDCA yang dibahas sebelumnya, perubahan terkait continuous improvement bisa diawali dari hal-hal kecil. Tentu saja, hal tersebut juga berlaku pada proses pengembangan berkala yang dicanangkan.

Terkait hal ini, Anda bisa mengumpulkan berbagai data pendukung, terutama penyebab permasalahan yang ada dengan ditunjang data yang akurat. Mulailah dengan data yang kecil di mana seringkali data tersebut justru terlewat.

3. Menentukan Akar Masalah

Tujuan continuous improvement adalah melakukan perbaikan terus menerus untuk meningkatkan value perusahaan. Oleh karenanya, Anda perlu menentukan akar masalah terlebih dahulu.

Untuk menentukan akar masalah, Anda bisa menggunakan five why analysis yang dikombinasikan dengan metode fishbone. Mulailah dengan pertanyaan “kenapa” dan diulang berkali-kali hingga nantinya Anda menemukan akar permasalahan perusahaan untuk melakukan perbaikan. 

4. Menentukan Hipotesis Solusi

Dari penentuan akar masalah, Anda nantinya bisa menentukan hipotesis serta mencari alternatif solusi yang tepat. Cobalah melakukan pemetaan terkait beberapa solusi alternatif tersebut sebagai langkah perbaikan.

Terkait pengumpulan solusi ini, cek struktur sistem manajemen karyawan perusahaan yang ada. Anda nantinya bisa melibatkan manajemen yang memang sudah sering terlibat dalam permasalahan tersebut.

5. Menguji Hipotesis

Hipotesis solusi yang sudah dirumuskan nantinya perlu dites ulang. Pengujian ini bertujuan untuk memastikan bahwa solusi yang diambil merupakan solusi yang paling tepat sehingga continuous improvement bisa diimplementasikan dengan optimal.

Nah, apabila solusi yang diambil sudah tepat, terapkan solusi tersebut sebagai sebuah langkah perbaikan pada pengembangan perusahaan. Hanya saja, tentu, agar implementasi solusi bisa optimal dan on track, maka lakukan pengawasan serta menerima umpan balik yang diberikan pihak lain.

Dengan proses tersebut, Anda bisa mengimplementasikan metode continuous improvement dengan tepat. Nantinya, jika solusi yang diterapkan sudah sesuai dan target pengembangan tercapai, maka Anda perlu membuat standarisasi baru. Standarisasi inilah yang nantinya digunakan sebagai pijakan untuk melakukan pengembangan terus menerus. 

Merancang Continuous Improvement bersama Catalitics!

Bisa dikatakan bahwa manfaat continuous improvement sangat besar bagi perusahaan, terutama daya saing serta value perusahaan yang terus meningkat. Hanya saja, memang, metode pengembangan perusahaan ini memerlukan waktu yang cukup panjang serta proses yang tidak sederhana.

Nah, terkait perancangan continuous improvement, Catalitics siap menjadi mitra Anda. Dengan pengetahuan dan pengalaman yang kami miliki, tentu kami bisa membantu Anda menentukan bagaimana melakukan perbaikan berkala pada perusahaan berdasar akar permasalahan yang terjadi.

Tak hanya itu, sebagai HR consulting profesional, kami juga siap memberikan berbagai pelatihan pengembangan diri untuk karyawan. Dengan pelatihan yang tepat, karyawan nantinya akan memiliki peningkatan kemampuan yang signifikan sehingga pengembangan perusahaan secara kontinu semakin mudah untuk dilakukan.