Bagi manajemen perusahaan, mengetahui cara menyusun KPI karyawan merupakan hal yang sangat penting. Seperti diketahui, KPI merupakan skema indikator yang tidak hanya kerap digunakan, tetapi cukup efektif untuk mengetahui bagaimana kinerja karyawan saat menunaikan tugasnya.

Seperti diketahui, agar target yang dicanangkan perusahaan tercapai dengan optimal dan perusahaan pun senantiasa berkembang dari waktu ke waktu, melakukan evaluasi menjadi aspek manajemen karyawan yang begitu krusial. Tanpa adanya controlling tersebut, bisa jadi arah perusahaan tidak akan jelas. 

Lantas, apa sebenarnya yang dimaksud dengan KPI dan bagaimana cara menyusun KPI yang efektif? 

Sekilas Tentang KPI Karyawan

Sebelum membahas cara menyusun KPI karyawan dengan optimal, tentu manajemen perlu mengetahui apa yang sebenarnya dimaksud dengan KPI ini. Dalam pengertian singkat, KPI atau Key Performance Indicators merupakan rangkaian pengukuran kuantitatif yang digunakan untuk melihat performa karyawan.

Pada dasarnya, KPI bisa diterapkan dalam beberapa aspek yang berbeda. Ya, perusahaan bisa menggunakan strategi ini untuk menilai penjualan, produksi, margin usaha ataupun cash flow. Hanya saja, memang, secara umum, KPI digunakan untuk mengukur kinerja karyawan.

Oleh karenanya, terkait karyawan, KPI dimaksudkan sebagai metrik yang diaplikasikan guna melacak kemampuan karyawan untuk mencapai target yang sudah ditetapkan. Termasuk, dampak yang dihasilkan oleh karyawan terhadap target perusahaan. 

Mengapa KPI Karyawan Penting untuk Disusun?

Seperti disinggung sebelumnya, KPI merupakan salah satu strategi manajemen karyawan dan juga strategi performance improvement plan yang bisa dijalankan perusahaan. Ada beberapa alasan kenapa skema penilaian indikator ini penting untuk disusun.

Yang pertama, tentu saja adanya tolok ukur yang jelas terkait penilaian kinerja karyawan. Dengan adanya KPI karyawan, manajemen akan lebih mudah menentukan apakah karyawan memiliki kinerja seperti yang diharapkan dan melakukan evaluasi jika ternyata ditemukan kendala.

Selain itu, KPI yang disusun akan memudahkan karyawan untuk menentukan prioritas mereka. Dengan kemudahan ini, produktivitas karyawan cenderung lebih mudah untuk ditingkatkan karena setiap individu sudah memahami tugas serta tanggung jawab masing-masing.

Tak hanya itu, penyusunan KPI karyawan yang dilakukan akan menjadi alat penunjang motivasi yang cukup efektif. Ketika karyawan mengetahui bahwa kinerja mereka diukur secara objektif dan relevan, maka mereka akan termotivasi untuk bekerja dengan lebih baik.

Satu lagi, apa yang menjadi alasan kenapa penyusunan KPI karyawan menjadi hal yang krusial adalah indikator ini membantu manajemen untuk mengidentifikasikan area mana yang memerlukan perbaikan dan pengembangan . Nantinya, pihak manajemen bisa memilih jenis training yang pas untuk dilakukan. 

Menyusun KPI Karyawan, Bagaimana Caranya?

Dengan manfaat yang didapatkan, penyusunan KPI adalah bagian dari sistem manajemen karyawan yang cukup efektif untuk menjaga kinerja karyawan. Lantas, pertanyaannya, bagaimana cara untuk menyusun KPI karyawan yang efektif?

Ada beberapa cara menyusun KPI karyawan yang sebenarnya cukup mudah dan efektif untuk menilai kinerja karyawan. Beberapa di antaranya:

1. Menentukan Tujuan Bisnis

Sebelum menyusun KPI, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan bisnis terlebih dahulu. Seperti dijelaskan sebelumnya, KPI mampu memotivasi karyawan untuk bersungguh-sungguh meraih target yang ditetapkan.

Oleh karenanya, lakukan identifikasi mengenai tujuan bisnis terlebih dahulu. Misalnya saja, ketika tujuan dari bisnis yang dijalankan adalah meningkatkan pangsa pasar, maka KPI yang disusun tentu harus relevan dengan upaya meningkatkan pelanggan baru.

2. Mengidentifikasi Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan

Setelah tujuan bisnis secara tegas berhasil dirumuskan, cara menyusun KPI karyawan selanjutnya adalah mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab karyawan. Perlu diketahui bahwa pemahaman karyawan terkait tugas dan tanggung jawab adalah hal krusial agar KPI yang disusun nantinya bisa tercapai dengan optimal.

Tidak hanya itu, melakukan identifikasi tugas serta tanggung jawab karyawan juga akan membantu manajemen perusahaan menentukan apakah KPI yang hendak disusun nantinya cenderung realistis atau tidak. Perlu diingat bahwa meskipun boleh saja menetapkan tujuan yang tinggi, namun aspek realistis tetap harus diperhatikan.

3. Membuat Ukuran KPI yang Relevan

Apabila tugas dan tanggung jawab karyawan sudah selesai diidentifikasikan, maka manajemen perusahaan selanjutnya perlu membuat ukuran KPI agar relevan dengan tugas tersebut. Terkait hal ini, KPI yang baik adalah indikator yang spesifik dan terkait secara langsung dengan pekerjaan karyawan.

Sebagai contoh, untuk karyawan yang bekerja di layanan pelanggan, KPI yang relevan mungkin mencakup tingkat kepuasan pelanggan yang meningkat setelah periode waktu tertentu. Nah, dengan ukuran yang relevan, maka karyawan pun nantinya tidak merasa terlalu dibebani dan tetap memiliki fleksibilitas dalam bekerja.

4. Memastikan Target KPI Dipahami Seluruh Karyawan

Seperti disinggung sebelumnya, menetapkan KPI yang realistis adalah kunci keberhasilan dalam upaya meningkatkan kinerja. Sebaliknya, target yang terlalu tinggi justru membuat karyawan merasa tertekan, terbebani dan selanjutnya kehilangan motivasi.

Oleh karenanya, penting untuk menetapkan target yang seimbang. Manajemen memang bisa memberikan target yang menantang. Tetapi, pastikan jika target KPI tersebut dipahami dengan baik oleh seluruh karyawan dan ditetapkan dengan mempertimbangkan beberapa aspek seperti data historis, kapasitas tim dan juga kondisi pasar.

Nah, dengan beberapa cara menyusun KPI di atas, manajemen nantinya bisa menyusun KPI karyawan dengan lebih mudah dan tepat. Meskipun, tentu saja penyusunan KPI tidak bisa dilakukan serampangan dan asal-asalan.

Melibatkan pihak ketiga untuk membantu penyusunan KPI bisa menjadi solusi yang tepat. Ya, dengan pelibatan HR consulting, manajemen nantinya bisa memahami karyawan dengan lebih baik dan menyusun KPI yang lebih tepat demi terciptanya kinerja karyawan yang optimal dan sistem manajemen karyawan yang lebih baik.