Bagi HR dan jajaran manajemen perusahaan, mengetahui apa itu project management adalah hal yang cukup krusial. Hal ini tentu saja sangat beralasan karena dalam operasional perusahaan, manajemen proyek yang tepat akan memastikan bahwa proyek yang ada akan berjalan dengan lancar dan tujuan yang dicanangkan akan tercapai. 

Tidak hanya itu, project management berhubungan dengan pengembangan perusahaan untuk meningkatkan daya saing. Tim yang senantiasa bekerja dengan landasan manajemen proyek yang bagus akan memiliki kekompakan yang bagus pula. Bukan tidak mungkin, kekompakan ini memberikan tren yang senantiasa positif pada perusahaan.

Lantas, apa yang sebenarnya dimaksud dengan project management ini dan apa perannya terkait pengembangan perusahaan yang dilakukan secara terus menerus?

Apa itu Project Management?

Secara singkat, apa itu project management merupakan sebuah metode perencanaan serta pelaksanaan sumber daya yang diaplikasikan perusahaan untuk menjalankan dan menyelesaikan sebuah proyek. Dalam metode ini berisi berbagai proses dari awal hingga akhir untuk memastikan proyek bisa terselesaikan dengan baik.

Terkait hal ini, seorang project manager menjadi pihak yang bertanggung jawab. Ia akan membuat rincian tentang pelaksanaan proyek secara menyeluruh, memilih tim yang sesuai dengan job desk dan memastikan seluruh tahapan proyek terselenggara dengan baik.

Juga, seorang project manager dituntut memiliki beragam keahlian yang menunjang. Misalnya saja, ia harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, terutama untuk melakukan negosiasi. Serta, ia harus memiliki pengetahuan tentang bisnis yang memadai. 

Manfaat Project Management untuk Pengembangan Perusahaan

Dari paparan sekilas mengenai apa itu project management, bisa dikatakan bahwa metode ini begitu krusial bagi perusahaan, terutama dalam upaya pengembangan yang dilakukan. Jika ditelaah lebih jauh, ada cukup banyak manfaat dari metode project management yang diaplikasikan.

Beberapa manfaat yang dimaksud diantaranya adalah:

1. Mengurangi Resiko

Pada dasarnya, dari setiap proyek yang dikerjakan, akan ada resiko yang menyertainya. Misalnya saja, ada resiko pelaksanaan yang mundur karena adanya beberapa permasalahan yang muncul atau adanya perubahan anggaran di tengah jalan karena alokasi yang kurang tepat.

Nah, project management bisa menjadi solusi dari permasalahan tersebut. Dengan menggunakan manajemen proyek yang terstruktur rapi, resiko yang menyertai proyek yang dijalankan nantinya bisa diminimalkan.

2. Meningkatkan Efisiensi

Manfaat lain dari penerapan project management dalam proyek yang dikerjakan perusahaan adalah peningkatan pada efisiensi kerja. Rincian yang dibuat dalam sebuah manajemen proyek akan memudahkan tim untuk membentuk fokus mereka. Tentu, mereka nantinya akan lebih mudah untuk membangun prioritas pekerjaan.

Bekerja berdasarkan prioritas adalah strategi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi. Hasilnya, selain proyek yang bisa diselesaikan tepat waktu sesuai perencanaan, hasil pengerjaan pun akan cenderung lebih optimal.

3. Meningkatkan Koordinasi Tim

Metode project management yang dijalankan juga bermanfaat untuk meningkatkan koordinasi tim. Sejalan dengan tim yang lebih mudah mengatur fokus dan prioritas, mereka pun nantinya bisa membentuk koordinasi yang lebih baik daripada sebelumnya.

Berbekal koordinasi tim yang lebih baik, produktivitas tim nantinya akan meningkat. Bahkan, tidak menutup kemungkinan jika setelah proyek tersebut selesai, kerjasama tim akan senantiasa terjaga dan akan tercipta iklim kerja yang lebih kondusif di dalam perusahaan.

Beberapa poin di atas adalah ragam manfaat penerapan project management dalam perusahaan. Sebagai tambahan, strategi manajemen ini pun akan memudahkan pengelolaan anggaran perusahaan sehingga resiko defisit anggaran karena kesalahan pun bisa diminimalkan. 

Selain itu, untuk memaksimalkan penerapan project management, manajemen bisa mengaplikasikan konsep agile working. Dengan kombinasi teknologi fisik dan digital, karyawan nantinya akan memiliki fleksibilitas lebih tinggi terkait waktu dan tempat kerja. Bukan hanya efektivitas, kualitas pekerjaan karyawan pun secara berkala akan meningkat.

Komponen Penting Project Management

Dalam upaya penerapan project management sebagai strategi meningkatkan produktivitas serta meminimalkan resiko buruk dari proyek yang dikerjakan, ada beberapa komponen penting yang senantiasa menyertai. Anda tentu harus memperhatikan komponen ini agar strategi manajemen proyek bisa berjalan dengan baik.

Beberapa komponen penting terkait project management yang perlu diperhatikan diantaranya adalah:

• Waktu, yaitu gambaran berapa lama atau durasi yang diperlukan oleh tim yang ditunjuk untuk menyelesaikan proyek yang disepakati
• Biaya, yaitu rincian anggaran yang diperlukan untuk pengerjaan sebuah proyek dari awal hingga akhir. Anggara harus dibuat terperinci untuk memudahkan alokasi
• Scope merujuk pada berbagai kemungkinan, termasuk perubahan dan improvisasi yang mungkin muncul secara tiba-tiba di tengah proses penyelesaian proyek dengan rencana awal 
• Kualitas yang berkaitan dengan standar atau parameter yang digunakan sebagai dasar penilaian hasil proyek yang dikerjakan

Detail komponen di atas, selain digunakan untuk memudahkan perincian task untuk setiap tim, juga bisa digunakan oleh project manager untuk membagi proses yang dilakukan. Sebagaimana diketahui, project management terdiri beberapa proses mulai dari initiating, planning, executing, monitoring hingga closing. 

Merancang Project Management bersama Catalitics

Apa itu project management tidak cukup hanya diketahui secara teori. Agar metode manajemen perusahaan ini bisa terlaksana dengan optimal, tentu diperlukan pemahaman yang mendalam dan praktek secara langsung yang didampingi oleh ahli sebagai mentor dan mitra kerja.

Nah, Catalitics menyediakan layanan pelatihan untuk membantu tim perusahaan Anda merancang project management dengan cermat dan tepat. Sebagai HR consultant terpercaya, tentu kami siap menjadi mitra Anda untuk mengembangkan strategi kerja yang lebih efisien dan sumber daya manusia yang lebih profesional.

Tidak hanya itu, secara periodik, kami akan melakukan follow up kepada para mitra dan klien untuk memastikan bahwa strategi manajemen yang dipelajari bisa diterapkan dengan tepat dan memberikan efek positif pada perusahaan. Tertarik dengan layanan kami?